Desde el 2020 se revolucionó la manera de realizar las juntas y reuniones por medio de aplicaciones de videollamada debido a la pandemia. Cuando nos reunimos por vía remota con nuestro equipo de trabajo o algún cliente en particular, el entorno se convierte en parte de nuestra marca corporativa y personal y debemos cuidar cualquier aspecto que podamos notar, desde el técnico hasta el estético.

A continuación, te presentamos los 7 aspectos principales que debes tomar en cuenta, antes y durante las reuniones virtuales para que sean todo un éxito.

ANTES DE LA REUNIÓN:

LOCALIZA UN ESPACIO DE CONCENTRACIÓN PARA TRABAJAR EN CASA.

Sonará como un cliché pero tienes que asegurarte que al momento de trabajar, el espacio que te rodee solo estarás tú. Si vives con más gente, debes comunicarles que durante determinadas horas el espacio en donde te encontrarás no pueden acceder nadie a interrumpir. Además de que el fondo en donde realices la videollamada debe ser neutro para evitar distracciones y desconcentración a tu equipo o clientes de lo que estás diciendo.

SELECCIÓN DE PLATAFORMA Y CONFIGURACIÓN TÉCNICA

Con el trabajo vía remota, cada vez hay más herramientas para hacer videollamadas de forma fácil y ágil, incluso algunas te dan la opción de hacerlo por vía explorador sin necesidad de descargar una aplicación o tener que suscribirte para poder acceder. Por eso, es importante que selecciones a las 5 mejores y probar la que mejor te convenga según a tus necesidades y la facilidad para las personas con las que tendrás que conectarte. Al igual que antes de la reunión se debe comprobar la efectividad de la cámara para que el marco que ven de ti los participantes se vea bien utilizando una cámara de una computadora. El audio se debe prevenir de ruido y claridad de lo que se habla con el uso de audífonos con micrófono para escuchar y ser escuchado

PLANIFICA Y ORGANIZA.

Al igual que una reunión presencial, es muy importante tomar en cuenta el tener un plan de planificación e irlo desarrollando a lo largo de la videollamada para que tus clientes o equipo de trabajo conozcan qué se va a tratar la reunión:

• Organiza tu tiempo y el de las personas que tendrán acceso a la videollamada para evitar cancelaciones o demora.
• Envía una invitación vía correo electrónico o mensaje personal a todos los participantes con anticipación para que puedan acceder a la reunión y les ayude a organizar su día.
• Comparte los objetivos de la reunión con los asistentes y  los aspectos que se van a tratar para tener una videollamada con ideas claras y ellos puedas preparar sus aportaciones o consultas de manera efectiva.

DURANTE LA REUNIÓN:

CREA VÍNCULOS

Si es la primera vez que haces video llamada con una persona, es importante la presentación de cada uno para generar interés de la reunión antes de abordar en los temas que se tratarán durante toda la videollamada. Si hay mas de dos personas, procura generar un vínculo unos con otros y genera un espacio para una conversación informal que haga más cómoda la reunión y pueda fluir con más dinamismo.

OBSERVA A LOS PARTICIPANTES.

Para ofrecer un mayor dinamismo en la videollamada es recomendable que la cámara se encuentre habilitada para transmitir confianza y profesionalismo. Además, es muy importante ver las expresiones faciales, saber si les está interesando el tema, y conocer hacia dónde va la reunión. Por eso, lo importante es hablar mirando la cámara.

HACER DINÁMICA LA VIDEOLLAMADA.

Es importante estructurar el seguimiento de la reunión de tal manera que haya interacción para hacer preguntas, compartir opiniones, dudas e información entre todos los participantes.

Ahora que el trabajo vía remota se ha convertido en una necesidad, las reuniones nos permiten agilizar nuestra actividad, al ahorrarnos gastos innecesarios o el tiempo de desplazamiento de un lugar a otro.  En RHS Latam seguimos activos vía remota y encantados de ayudarte en Administración de nómina y Actualizaciones sobre disposiciones oficiales. ¡Llama y agenda tu asesoría!